Espoon rakennusvalvonnassa luvat käsitellään sähköisesti
Espoossa tehokkaan rakennusvalvontaprosessin mahdollistaa Trimblen toimittama rakennusvalvonnan järjestelmä, jonka avulla kaupunki käsittelee vuosittain hieman alle 2000 lupaa. Näistä rakennuslupia on noin puolet. Yksi järjestelmän kautta haetuista luvista on Trimblen uuden toimitalon rakennuslupa, joka myönnettiin 21.3.2019.
Rakennusvalvontaorganisaation työtehtäviin kuuluu mm. lupa-asioiden ennakkokäsittely yhdessä asiakkaan kanssa, luvan myöntämiseen liittyvien tietojen oikeellisuuden tarkistaminen, mahdollinen naapureiden kuuleminen ja tarvittavien lausuntojen pyytäminen muilta viranomaisilta, sekä tietysti luvan käsittely ja myöntäminen joko viranhaltijapäätöksenä tai päätösesityksen valmistelu rakennuslautakunnan päätettäväksi. Kun työtehtävien määrä on suuri ja haettujen lupien määrä nousee vuosittain liki kahteentuhanteen, on selvää, että toiminnan täytyy olla mahdollisimman tehokasta.
Rakennusvalvonnassa työskentelevät arkistosuunnittelija Jani Salminen ja lupasihteeri Maarit Lakso ovat päässeet todistamaan aitiopaikalta toimintatapojen muutosta Espoossa.
“Vuosien kuluessa lupien käsittely on muuttunut lähes täysin sähköiseksi ja nykyään koko lupaprosessi voidaan hoitaa alusta loppuun digitaalisesti, aina ensimmäisestä yhteydenotosta laskun kirjoittamiseen asti. Leimattuja piirustuksiakaan ei lähetetä asiakkaille enää postitse, vaan ne ladataan asiointipalveluun, jossa ne ovat heti asiakkaan saatavilla. Myös myönnetyt luvat tiedotetaan yksinomaan netissä“, kertovat Salminen ja Lakso.
Nykyisin Espoossa lähdetään jo oletusarvoisesti siitä, että luvat laitetaan vireille netissä ja organisaation perinteisiä työprosesseja on pyritty optimoimaan siten, että ne tukevat sähköistä asiointia eikä päinvastoin.
Salmisen ja Lakson mukaan työ on kantanut myös hedelmää. “Espoo on yksi suomen nopeimmin kasvavista kaupungeista, mutta tästä huolimatta viraston työntekijämäärää ei ole tarvinnut kasvattaa, vaikka uusien lupahakemusten määrä ja varsinkin hankkeiden laajuus ja vaativuus on vuosien mittaan jatkuvasti kasvanut. Kustannukset on saatu siis pidettyä kurissa.”
Myös lupien kirjaaminen ja päätöksistä tiedottaminen on nopeampaa ja edullisempaa, sillä työaikaa ei enää kulu tietojen kirjoitteluun lomakkeilta rekisteriin, eikä päätösotteiden tulosteluun ja postittamiseen.
“Ilman sähköisen asioinnin toteuttamista myös rakennusvalvonnan arkistoille olisi pitänyt hankkia lisää tilaa, sillä jo vuonna 2014 rakennusvalvonnan 120m2 arkistotilat olivat lähes täynnä", Salminen ja Lakso pohdiskelevat.
Täysin sähköiseen asiointiin päästään tuskin koskaan
Vaikka kaikki rakennusluvat haetaan Espoossa sähköisesti, hyvin pieni osa muista virastoon tulleista lupahakemuksista 4-5% vastaanotettiin paperilla. Nämä luvat olivat pääosin jatkoaikahakemuksia ja lupahakemuksia puiden kaatoon. Täysin sähköiseen asiointiin tullaan tuskin pääsemään koskaan, sillä laki velvoittanee kuntia ottamaan vastaan paperisia hakemuksia jatkossakin. Toki myös paperilla vastaanotetut luvat siirretään sähköiseen järjestelmään, joten tehokkaalta sähköiseltä käsittelyltä ei paperinenkaan lupahakemus Espoossa välty.
Miltä sähköinen asiointi näyttää rakentajan näkökulmasta? Lue NCC:n projektinjohtaja Pirkka Pikkaraisen ja arkkitehtitoimisto Cederqvist & Jäntti Oy:n arkkitehtien, Leena Brooken ja Anna Ryhäsen haastattelu >>
Alkuperäinen artikkeli on julkaistu Trimble Kunnat -sivustolla
#oops #TrimbleTalo #rakennusvalvonta #sähköinenasiointi #epalvelut #espoo