Minna Arola koordinoi Trimblen muutosta uusiin toimitiloihin ja työtapoihin

Projektipäällikkö Minna Arola kartoittaa sisäisiä prosesseja, kerää lähtötietoja sisustussuunnittelijoille ja ohjaa muutosta Trimblen valmistautuessa siirtymään uusiin toimitiloihin vuonna 2021. Hanke on hieno tilaisuus kehittää paitsi organisaation omia työtapoja, myös näyttää maailmalle, miten tiedolla rakentamisen suunnitteluun keskittyvä yhteisö toimii.

– Olen mukana sisäisissä tiimeissä, joissa haemme tietoa uusien toimitilojen käyttöä varten, Arola kertoo. – Selvitämme, minkä tyyppisiä työtiimejä meillä on ja millaisia taukotiloja, toimistopalveluja ja teknologiaa ne tarvitsevat. Mietimme myös, mitä mihinkin kerrokseen pitäisi sijoittaa. Suunnittelutiimeissä on monipuolisesti mukana ihmisiä eri yksiköistä. Selvitystyöhön liittyy visio- ja muita työpajoja, joissa mietitään esimerkiksi, miten suunnitella avoimet tilat keskittymisrauhaa kaipaaville koodareille.

Tulevien tilojen layoutin ja sisustuksen suunnittelee suunnittelutoimisto Gullstén & Inkinen, josta hankkeessa ovat mukana arkkitehdit Jari Inkinen ja Henna Lehtinen.

– Toimitamme keräämämme tiedot suunnittelutoimistolle, ja muutosprosessi käynnistyy toden teolla vuonna 2020. Sijoittelun, kalustuksen ja sisustuksen lisäksi on suunniteltava, miten ja missä vaiheissa muutamme uusiin tiloihin. Milloin kukin osasto saapuu tiloihin ja mitä sen jälkeen tapahtuu, mistä saa avaimet, onko infotilaisuuksia, mikä on toimistoetiketti ja niin edelleen, Arola kertoo. – Kyseessä on iso muutos, joka vaatii paljon valmisteluja, jotta varsinainen muutto sujuu jouhevasti ja kaikki löytävät oman paikkansa.

Muuntojoustavat tilat käyttötarkoitusten ja henkilöstömäärien mukaan

– Uuden toimistorakennuksen runko on mietitty muuntojoustavaksi siten, että kaikkien tilojen käyttötarkoitusta voi tarvittaessa muuttaa ja tilaa jakaa olosuhteiden ja henkilöstömäärän mukaan, Arola kertoo. – Varsinaisten työpisteiden lisäksi tarvitaan hiljaisen työn tilaa, yhteistyötilaa, paikkoja ad hoc -kokouksille ja äänieristettyjä puhelinkoppeja. Suurin osa kalusteista on uusia, mutta esimerkiksi osa sähköpöydistä siirtyy mukanamme. Tilanjakajien materiaalia ei ole vielä päätetty.

Suunnitteluvaiheessa henkilöstölle varataan tilaa noin 15 neliömetriä per henkilö, mutta tähän sisältyvät kaikki neliöt taukotiloista kellariin.

– Periaatetta on parempi kuvata niin, että uudessa toimipaikassa on riittävästi tilaa yrityksen toimia optimaalisesti, Arola selittää.

Uudet toimitilat mahdollistavat organisaation optimaalisen toiminnan

– Nykyiset tilamme ovat sellaiset, ettei organisaation toiminta ole jouhevaa. Esimerkiksi tuotekehityksen ei ole järkevää lähteä omista tiloista kokouksiin muualle rakennukseen, koska se häiritsee työnkulkua ja tiedon saantia pöytätietokoneilta. Toisaalta yksikön tiloissa tehdään keskittymistä vaativaa hiljaista työtä, jota spontaanit kehityskokoukset häiritsevät. Layout-suunnittelussa mietitään, miten tämä yhtälö saadaan toimimaan tehokkaasti uusissa tiloissa.

Ajankohta muutolle on optimaalinen siksikin, että Trimblen vuokrasopimus eläkeyhtiö Varman kanssa Espoon Tapiolassa on päättymässä. Varma omistaa myös uuden toimitilarakennuksen Leppävaarassa.

– Koska kiinteistön omistaja on sama, meidän ei tarvitse hakea väistötilaa ja voimme sopia, että saamme pysyä täällä ja toteuttaa muuton joustavasti vaiheittain, kun uudet tilat valmistuvat, Arola kertoo.

– Trimblen missio on muuttaa tapaa, jolla maailma toimii, ja uusien toimitilojen rakentaminen on meille hyvä tilaisuus näyttää, miten voimme tietomallipohjaisella suunnittelulla muuttaa omaa toimintatapaamme parempaan suuntaan. Uudet tilat myös yhdistävät organisaatiota, sillä Trimble Forestry muuttaa samoihin uusiin tiloihin. Suunnittelulla pyritäänkin eroon siiloista, lisäämään yksiköiden välistä vuorovaikutusta avaamalla rajapintoja ja vahvistamaan toimintaa yhtenäisenä konsernina.

– Toimitilahankkeen myötä pääsemme avaamaan myös tuotteidemme valmistusprosesseja, koska hankkeessa käytetään omia ohjelmistojamme, joita koodataan ympäri maailmaa, Minna Arola kertoo. – Sidosryhmiemme ihmisille on tärkeää tuntea taustaa: kuka tekee mitä, missä ja millaisissa työoloissa. Vastuullinen toimintatapa edellyttää, että koodi pitää voida jäljittää tuotannon alkulähteille aivan kuten haluamme tietää, mistä ruokammekin tulee.