Sisäiset työryhmät mukana uusien toimitilojen suunnittelussa
Trimblen toimitilojen suunnittelussa hyödynnetään sisäisiä työryhmiä, jotka toimivat yhteistyössä ulkopuolisten ammattilaisten kanssa. Ryhmissä on aktiivisesti mukana kymmeniä Trimblen noin 400 työntekijästä Suomessa, ja kaikille työntekijöille on annettu mahdollisuus vaikuttaa uusiin toimitiloihin kyselyiden kautta.
Trimblellä on perustettu erilliset työryhmät niin digitaalisia ratkaisuja, toimistopalveluja, sisustussuunnittelua, kalusteiden inventointia ja siivousta kuin muuton ja koko toimitilaprojektin ohjaustakin varten. Kussakin ryhmässä on 6–10 aktiivijäsentä, ja muu henkilöstö voi vaikuttaa suunnitteluun sisäisten kyselyjen ja pilottikokeilujen kautta. Ensimmäinen workplace survey järjestettiin jo vuonna 2017.
Sisäisestä viestinnästä, matkajärjestelyistä ja toimistopalveluista vastaava päällikkö Taina Saarikoski on ollut hankkeessa mukana sen alkumetreiltä asti.
– Työroolini vuoksi toimin monessa työryhmässä: Digitalization, Office Services ja Moving & Steering Group. Työryhmien työ jatkuu vuoden 2021 syksyyn asti, jolloin toimitilat valmistuvat. Digi-, toimistopalvelu- ja muuttotiimit kokoontuvat viikoittain ja ohjausryhmä kerran kuukaudessa. Tarvittaessa tavataan tiuhempaan muutaman hengen kesken. Ryhmissä pyritään selvittämään, mitkä asiat ovat tärkeitä henkilöstölle ja miten moninaiset toiveet voisi jaotella esimerkiksi must have- ja nice to have -periaatteella. Sisäisen työryhmän tärkein tavoite on kuulla työntekijäryhmien ja työroolien tilatarpeista ja löytää niihin toimivat ja muuntojoustavat ratkaisut budjetin puitteissa.
Kuva alla: Justiina Heilimo testaa aktiivista työpistettä
Käyttäjäkokemusasiantuntija Osmo Tolvanen on vastikään ottanut vetovastuun sisustussuunnittelun sisäisestä työryhmästä.
– Viime syksyn ja talven aikana kerättiin yhteen Trimblen työtiimien tarpeet ja koot, tiedot siitä, keiden kanssa kukin tekee yhteistyötä, tehdäänkö tiimissä hiljaista vai äänekkäämpää työtä, mikä on istumajärjestys ja niin edelleen. Kokouksissa on mietitty esimerkiksi kalustusteemoja eri segmenteille. Betonirakenteiden mallintamisen ratkaisuja miettivä tiimi esimerkiksi ideoi yhteen neuvotteluhuoneeseen betonipintoja, -jakkaroita ja raudoitekuvioita sekä elementtinostureita. Ryhmässä pyritään tuottamaan villimpiä ideoita kuin vain tekstiilejä ja muita materiaaleja.
– Yksi olennainen asia miettiä sisäisesti ovat työpöytäkoot, koska pöytien avulla muodostetaan tiimialueita, Tolvanen jatkaa.
– Nykyisissä tiloissamme on tulevien valintojen testi- eli pilottialue, jossa voi käydä kokeilemassa eri vaihtoehtoja ja säätöjä. Pöytätarpeeseen vaikuttaa lisäksi näyttöjen määrä; moni työntekijöistämme tarvitsee tietokoneeseensa kaksi tai useampia näyttöjä ja vielä telakan kannettavalle tietokoneelle sekä useita sähkö- ja latauspistorasioita. Vaikka suunnittelutiimissä on välillä ollut hiljaiseloa, koko henkilöstölle on annettu mahdollisuus kertoa vapaasti mielipiteensä kalusteista, plussat ja miinukset, kolmen erilaisen kyselyn kautta.
Uusien toimitilojen ehkä näyttävin elementti on aulan tapahtumaportaiden LED-ruuduista koostuva jättinäyttö
– Henkilöstökyselyihin on saatu vastauksia tasapuolisesti kaikilta osastoilta, kertoo digitiimiä luotsaava IT-asiantuntija Hanna Alander. – Digityöryhmän tavoitteena on saada uusiin toimitiloihin hyvä audiovisuaalinen varustus, jonka taso on vähintään sama tai parempi kuin nyt. Työryhmään osallistuminen vie aktiivisimmillaan pari päivää viikossa. Aluksi inventoitiin nykyiset laitteet ja järjestelmät ja ideoitiin aika vapaasti esimerkiksi kirjoittamalla ”keissejä” siitä, mitä missäkin tilassa halutaan tehdä. Tarjouspyyntömme laite- ja ratkaisutoimittajille perustuvat näihin kuvauksiin, ja teemme tiiviisti yhteistyötä ohjausryhmän ja tietohallinnon kanssa.
– Osa tulevista laitteista on standardikalustoa, ja sitten on hyvin erityisiä ratkaisuja, kuten tapahtumaportaikon yläpuolelle ripustettava jättinäyttö ja yhden neuvotteluhuoneen äänieristetty siirtoseinä, Alander jatkaa. – Neuvotteluhuoneen AV-ratkaisun täytyy soveltua siihen, että tila jaetaan tarvittaessa kahteen osaan. Uuteen aulaan tulevien tapahtumaportaiden iso näyttö koostuu 16:sta halkaisijamitaltaan 55 tuuman LED-ruudusta. Näytön teline asennetaan osissa, ja sitä voi portaiden ylle asennettuna liikuttaa ylös- ja alaspäin.
– Painavan näytön nostin rakennetaan räätälöidysti, eikä mitään teknologiaa osteta ennen kuin vasta hyvin lähellä muuttoa, koska hinnat voivat muuttua ja tekniikka vielä kehittyä ennen sitä, Alander kertoo.
– Uudella ja erikoisella näyttöratkaisulla haettiin vau-efektiä aulaan, ja sitä on harkittu tarkkaan, Saarikoski täydentää.
– Työntekijöillä oli toiveissa äänieristetty studiotila, ja sellainen on tulossa, mutta korkealuokkaista studiotekniikkaa ei hankita, koska käytämme videoihin ja muuhun AV-tuotantoon mieluiten ammattilaisia ja heidän teknisesti laadukkaita ratkaisujaan. Studioon tulee green screen -seinä, ja tuotamme siellä esimerkiksi webinaareja, Alander kertoo.
Kestävän kehityksen tavoitteiden mukaisesti pyritään hyödyntämään ja kunnostamaan mahdollisimman paljon nykyistä irtaimistoa
Inventointi- ja siivoustyöryhmää vetävät dokumentoinnin asiantuntija Carmen Pekkarinen ja ohjelmistokoordinaattori Päivi Palomäki. Ryhmä on työllistänyt heitä muutamia tunteja viikossa tai joitakin kokonaisia päiviä.
– Työryhmän tavoitteena on ollut muun muassa selvittää, paljonko säilytystiloja tarvitaan, kertoo Palomäki. – Siksi meidät on Carmenin kanssa nähty toimistolla mittanauhat ja muistilehtiöt käsissä mittaamassa ja laskemassa. Esimerkiksi markkinointiosastolla on paljon materiaalia, jota pitää säilyttää toimistolla. Lisäksi olemme luetteloineet ja keskustelleet säilytettävistä huonekaluista tilasuunnittelusta vastaavan toimiston kanssa. Heidän kanssaan on sovittu, että hyödynnetään mahdollisimman paljon olemassa olevia kalusteita. Esimerkiksi työtuolit ja sähköpöydät säätöineen ovat sellaisia, ettei niitä kannata kaikkia uusia. Meillä on myös hyväkuntoisia hyllyköitä, joita voi hyödyntää uusissa tiloissa. Nykyisissä kokous- ja auditoriotiloissa on vielä klassikko- ja design-tuoleja, jotka kannattaa ehkä puhdistaa tai verhoilla uudelleen ja ottaa mukaan uusiin tiloihin.
Käyttäjäkokemusasiantuntija Justiina Heilimon vetovastuulla on 6–7 henkilön toimistopalvelujen työryhmä, joka käyttää projektiin aktiivisimmillaan pari päivää viikossa.
– Aluksi kartoitettiin taukohuoneiden tarvetta ja niihin liittyviä toiveita. On vielä avoimena, kuka tarjoaa uuden toimiston aula- ja toimistopalvelut, mutta toivottavasti se selviää pian. Sen jälkeen voimme alkaa selvittää siivouspalvelujen toimittajaa. Nykyisistä toimistopalveluista on olemassa tarkka kuvaus, jota voimme hyödyntää ja muokata tarjouskilpailussa.
Video alla: Justiina Heilimo testaa lokerikkoa
– Tavoitteena on löytää yksi one stop shop -palveluntarjoaja keskitetyllä sopimuksella, jollainen meillä on nytkin, täydentää Trimblen toimistopalveluista vastaava Saarikoski. – Ihannetilanteessa aulan vastaanotto toimii keskitettynä kontaktipisteenä, joka tietää, kuka vaihtaa lampun ja siivoaa, jottei henkilöstön tarvitse erikseen selvittää näitä asioita. Tällaisella palveluntarjoajalla on meille yksi tiimi ja sitä pyörittävä palvelupäällikkö sekä varahenkilöt, ja toiminta näkyy meille päin saumattomana palveluna.
– Päätös ilmastoinnista ja avokonttorin väliseinättömyydestä tehtiin jo alkuvaiheessa projektia. Epidemian jälkeenkin yhä useampi tekee etätyötä, joten työpisteitä tarvittaneen nykyistä vähemmän. Kaikille on kuitenkin toistaiseksi omat paikat, emmekä aio ottaa käyttöön hot deskingiä, Alander sanoo.
– Toisaalta tiloihin suunnitellaan muuntojoustavasti kasvunvaraa 500–700 työntekijälle. Toimitilat on nähtävä evoluutiona, eikä henkilöstöä pidä tai tarvitse altistaa yhdellä kertaa liian isolle muutokselle, Saarikoski sanoo.